Steilvorlagen für verärgerte Gesellschafter

Fehler bei der Einladung und Durchführung von Gesellschafterversammlungen sind eine Steilvorlage, um unliebsame Beschlüsse zu Fall zu bringen. Wenn die Verfahrensverstöße die Interessen der Gesellschafter beeinträchtigen, sind sie häufig Grundlage für Anfechtungs- und Nichtigkeitsklagen gegen die Beschlüsse. Der Bundesgerichtshof hatte soeben wieder in zwei Fällen darüber zu entscheiden. Die ordnungsgemäße Einberufung verursache in der Praxis immer wieder Probleme, die sich vermeiden lassen, sagt Christian Löhr, Notar und Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht bei der Wirtschaftskanzlei Kümmerlein in Essen.

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Konkret hatten sich die Karlsruher Richter mit der Frage zu beschäftigen, wer zur Einberufung der Gesellschafterversammlung überhaupt befugt ist (Urteil vom 25.10.2016 – II ZR 231/15 u. Urteil vom 08.11.2016 – II ZR 304/15). Das Problem: Auch bei der GmbH führt nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofes die Einberufung durch einen Unbefugten zur Nichtigkeit der gefassten Beschlüsse. Solche Fehler lassen sich vermeiden.

Fehler bei Form und Frist
Die Einberufung zu einer ordentlichen Gesellschafterversammlung hat – wenn nicht anders im Gesellschaftsvertrag geregelt – per eingeschriebenem Brief zu erfolgen. Sie ist „mit einer Frist von mindestens einer Woche zu bewirken“. Anfechtungsgründe liefern daher Einladungen per E-Mail, per Telefax oder aber durch einfachen statt durch eingeschriebenen Brief, selbst wenn der einfache Brief dennoch zugegangen ist. Aus Vorsichtsgründen empfiehlt sich das Übergabeeinschreiben anstelle des Einwurfeinschreibens. Ausreichend für die Einhaltung der Einladungsfrist ist auf Basis der gesetzlichen Regelungen die rechtzeitige Aufgabe zur Post. Hierbei ist die in der Regel zu erwartende Zustellungszeit mit einzuberechnen, zum Beispiel minimal zwei Tage für den Postversand im Inland. Wird die Ladungsfrist unterschritten, ist der Beschluss anfechtbar.

Anders bei der außerordentlichen Gesellschafterversammlung: Für die sieht die Rechtsprechung eine Ladungsfrist von einer Woche vor. Indes können hier, je nach Dringlichkeit der Angelegenheit, auch kürzere Ladungsfristen gelten!

Absender und Einzuladende
Für die Einladung zur Gesellschafterversammlung ist der Geschäftsführer zuständig, § 49 Abs. 1 GmbHG. Im Urteil vom 08.11.2016 hat der BGH klargestellt, dass ein bereits abberufener, aber noch im Handelsregister eingetragener Ex-Geschäftsführer eine Gesellschafterversammlung nicht wirksam einberufen kann. Diese Frage war zuvor lange umstritten, weil die Abberufung unabhängig von ihrer Eintragung im Handelsregister dazu führt, dass der Betroffene nicht mehr Geschäftsführer der GmbH ist. Nicht geklärt ist bislang die Frage, ob die Einladung durch den Geschäftsführer eigenhändig unterschrieben werden muss. Aus Vorsichtsgründen sollte dies geschehen. Wer einzuladen ist, ergibt sich aus der Gesellschafterliste gemäß § 40 GmbHG, deren aktuelle Fassung auch beim Handelsregister online abrufbar ist. Die Teilnahmeberechtigung der Gesellschafter ist unabhängig davon, ob oder in welchem Umfang diesen ein Stimmrecht zusteht.

Nicht teilnahmeberechtigt sind Organe der Gesellschaft, Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer oder sonstige Berater, es sei denn, dass dies durch die Satzung, z. B. bei einem Beirat, erlaubt ist oder ein zustimmender Mehrheitsbeschluss vorliegt.

Inhalt der Einladung
In Bezug auf den Einladungsinhalt muss nach dem Gesetz aus der Einberufung zunächst erkennbar sein, welche Gesellschaft die Versammlung einberuft, und dass es sich um eine Gesellschafterversammlung und nicht nur um eine bloße Zusammenkunft der Gesellschafter handelt. Obschon selbstverständlich, wird in der Praxis gelegentlich immer noch übersehen, Termin und Ort der Versammlung mitzuteilen. Dabei muss die Versammlung zu einer geschäftsüblichen und zumutbaren Zeit stattfinden. Das können auch Sonn- und Feiertage sein, wenn die Satzung nichts Abweichendes bestimmt. Als Versammlungsort ist nach dem Gesetz der Sitz der Gesellschaft vorgesehen. Es ist aber auch möglich, die Versammlung an einem anderen (zumutbaren) Ort abzuhalten, etwa, wenn dieser für die Teilnehmer besser erreichbar ist als der Gesellschaftssitz.

Der Zweck der Versammlung ist bei der Einladung anzukündigen, § 51 Abs. 2 GmbHG. In der Regel werden daher in der Tagesordnung Beschluss- und Beratungsgegenstände beschrieben. Die Tagesordnung kann ihrerseits noch bis zu drei Tagen vor der Gesellschafterversammlung nach § 51 Abs. 4 GmbHG übermittelt werden. Dabei muss die Tagesordnung so präzise und ausführlich Beschluss- und Beratungsgegenstände beschreiben, dass jedem Gesellschafter eine sachgerechte Vorbereitung der Beschlussfassung möglich ist. Zu pauschal und damit unpräzise im vorstehenden Sinne wären etwa die TOPs „Bilanzbesprechung“ oder „Erörterung des Jahresabschlusses“, wenn darunter auch die Feststellung des Jahresabschlusses fallen soll. Unzureichend ist auch der TOP „Geschäftsführerangelegenheiten“, wenn unter diesem Tagesordnungspunkt über die Abberufung und fristlose Kündigung des Geschäftsführers abgestimmt werden soll. Nicht erforderlich ist dagegen eine Begründung für die anstehenden Beschlüsse. Es ist ausreichend, die beabsichtigte Abberufung des Geschäftsführers anzukündigen, ohne hierbei den konkreten wichtigen Grund für die Abberufung mitzuteilen.

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