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    (28.02.2019)

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Social Media – Aufsichtsratssitzung per WhatsApp-Gruppe?

Thomas Hey, Thomas Hey,
Bird & Bird LLP
(26.09.2018)

Moderne Kommunikationsmittel bieten heutzutage die Möglichkeit, Gedanken weltweit in Echtzeit auszutauschen. Um gleichzeitig zu kommunizieren, ist die gegenseitige Anwesenheit der Gesprächspartner in einem Raum nicht mehr erforderlich. Die physische Präsenz aller Aufsichtsratsmitglieder könnte daher für das Abhalten einer Aufsichtsratssitzung ebenfalls entbehrlich sein. Die Möglichkeit der Durchführung von Aufsichtsratssitzungen in Form einer Videokonferenz ist heute schon anerkannt. Doch wie sieht es mit einer Aufsichtsratssitzung per WhatsApp Gruppe aus?

Das ursprüngliche Verständnis einer Sitzung als Zusammentreffen von verschiedenen Personen an einem Konferenztisch ist überholt. In der global vernetzten Welt ist heute fast jeder jederzeit und überall erreichbar. Das Bedürfnis nach Spontanität und Flexibilität betrifft auch Aufsichtsratsmitglieder. Für die Frage, ob WhatsApp-Chatgruppen eine Alternative zur klassischen Präsenzsitzung darstellen können, ist entscheidend, welchen Zweck die Aufsichtsratssitzung erfüllen soll.

Aufsichtsratssitzungen dienen der ordnungsgemäßen Erfüllung der Überwachungspflichten, die der Aufsichtsrat gegenüber der Geschäftsführung bzw. dem Vorstand ausübt. Die Entscheidungsfindung erfolgt durch Beschlüsse. Eine Beschlussfassung ist gemäß § 108 Abs. 4 AktG schriftlich, fernmündlich oder in anderen vergleichbaren Formen möglich. Der Regelfall einer Aufsichtsratssitzung setzte nach der Vorstellung des historischen Gesetzgebers die physische Anwesenheit aller Aufsichtsratsmitglieder voraus. Allerdings ist die Durchführung einer Telefon- oder Videokonferenz in Ausnahmefällen heute ausreichend für eine Sitzung nach § 110 Abs. 3 AktG. Zumindest hinsichtlich einer Telefonkonferenz sollte man jedoch bedenken, dass es sich bei einer Aufsichtsratsmitgliedschaft um ein höchstpersönliches Mandat handelt, d.h. die Aufgaben der Mitglieder dürfen nicht durch andere Personen ausgeübt werden.

Aufsichtsratssitzungen sind zudem gemäß § 109 Abs. 1 AktG nicht öffentlich. Wird die Sitzung mittels einer Telefonkonferenz durchgeführt, besteht zum einen die Gefahr, dass nicht berechtigte Zuhörer der Aufsichtsratssitzung – von den anderen Mitgliedern unbemerkt – folgen können, wenn sie z.B. mittels der Lautsprecherfunktion mithören können. Möglich ist auch, dass das Aufsichtsratsmitglied durch diesen Dritten bei seiner Mandatstätigkeit beeinflusst wird, ohne dass die anderen Mitglieder dies bemerken. Hinzu kommt der Umstand, dass sich die Aufsichtsratsmitglieder anhand ihrer Stimmen nicht zweifelsfrei identifizieren können. Der Klang einer Stimme kann durch das Telefon verzerrt werden. Außerdem klingen die Stimmen mancher Leute ähnlich. Es ist daher möglich, dass das Aufsichtsratsmitglied gar nicht selbst an der Telefonkonferenz teilnimmt. Diese Aspekte widersprechen den Grundsätzen der Nicht-Öffentlichkeit der Sitzungen und der Höchstpersönlichkeit des Mandats. Videokonferenzen bieten diesbezüglich eine sicherere Alternative, solange der Raum und die anwesenden Personen durch die Kamera vollständig erfasst werden.

§ 108 Abs. 4, bzw. § 110 Abs. 3 AktG zeigen jedoch, dass Aufsichtsratssitzungen nach dem Willen des Gesetzgebers grundsätzlich nicht mehr zwingend an einem gemeinsamen Ort abgehalten werden müssen. Die Verwendung moderner Kommunikationsmittel ist zur Erfüllung der Aufgaben des Aufsichtsrats grundsätzlich zulässig.

Beschlussfassung per Chat stößt schnell an Grenzen

Um Beschlüsse fassen zu können, müssen die Aufsichtsratsmitglieder die Sachlage zunächst erörtern. Die Durchführung einer Aufsichtsratssitzung mittels Chatnachrichten in einer WhatsApp-Gruppe könnte man sich so vorstellen, dass die Aufsichtsratsmitglieder zu einem zuvor vereinbarten Zeitpunkt Nachrichten in der speziell eingerichteten Gruppe "Aufsichtsrat des Unternehmens A" versenden. Ein Meinungsaustausch wäre in dieser Form möglich.

Vergleicht man den Austausch von Chatnachrichten jedoch mit einem Gespräch unter Anwesenden, zeigen sich deutliche Nachteile. Kommunikation beschränkt sich nicht nur auf die geäußerten Worte. Häufig ist die Intonation entscheidend, also wie man seine Meinung äußert. Die Lautstärke, die Betonung und die Körpersprache geben der eigentlichen Aussage oft eine andere Bedeutung. Um Emotionen auszudrücken, können in Chatnachrichten so genannte Emojis verwendet werden. Häufig können Emojis eine Aussage auch verschärfen oder abmildern. Es besteht aber die Gefahr, dass der Chatpartner die Chatnachricht und die Emojis ganz anderes interpretiert, als vom Erklärenden gewollt. Durch ein direktes Gespräch können solche Missverständnisse vermieden werden.

Grundsätzlich besteht zwar auch bei Chatnachrichten die Möglichkeit, Nachfragen zu stellen. Hier offenbart sich jedoch ein weiterer Nachteil des Gruppenchats: Wenn parallel mehrere Personen Nachrichten in eine Gruppe schreiben, wird der Chatverlauf häufig unübersichtlich, weil nicht erkennbar ist, auf welche Nachricht sich die Antwort des Erklärenden bezieht. Relevant ist auch, wie versiert man im Umgang mit dem Mobiltelefon ist. Wenn man die Tastatur gut bedienen kann, hat man die Möglichkeit, seine Meinung schneller und fehlerfrei zu übermitteln. Muss man erst mühsam jedes Zeichen eingeben, wird man durch den ständigen Eingang von neuen Textnachrichten häufig abgelenkt. So kann derjenige das Chatgespräch dominieren, der am besten mit seinem Smartphone umgehen kann. Außerdem kommt es gerade bei Diskussionen auf den schnellen und gezielten Austausch von Argumenten an. In Gruppenchats ist das nicht möglich. Durch das Eintippen wird der gesamte Gedankenaustausch verlangsamt. Für die Vorbereitung von Entscheidungen ist die Nutzung eines WhatsApp-Gruppenchats somit nicht geeignet. Entscheidend ist neben einer auditiven Wahrnehmung auch ein visueller Kontakt. Dies ist durch Videokonferenzen möglich, durch Chatnachrichten allerdings nicht.

Kurzum: Die Nutzung einer WhatsApp Gruppe kann demnach keine Sitzung ersetzen.

Weiterhin ist zu bedenken, dass WhatsApp wie auch andere derartige Messengerapplikationen das Risiko für die Datensicherheit mit sich bringen. Es entsteht das Risiko, dass Daten abgesaugt werden und damit in falsche Hände geraten. Daher ist sehr gründlich zu prüfen, bevor derartige Dienste eingesetzt werden, ob alle notwendigen Sicherheitsvorkehrungen und Anforderungen erfüllt sind.

Fazit: Social Media kein Ersatz für das persönliche Gespräch

Der Einsatz moderner Kommunikationsmittel bietet unbestreitbare Vorteile. Aufsichtsratssitzungen können auf diese Weise flexibel abgehalten werden. Die Aufsichtsratsmitglieder müssen keine lange Anfahrtszeiten auf sich nehmen, wodurch nicht nur Zeit eingespart wird, sondern auch Reisekosten vermieden werden. Die Fortschritte der Kommunikationstechnik sollten daher erkannt und genutzt werden.

Für eine Aufsichtsratssitzung, die nicht öffentlich sein muss, ist nicht nur eine auditive oder visuelle Wahrnehmung der Gesprächsteilnehmer untereinander erforderlich. Darüber hinaus muss sichergestellt werden, dass keine unberechtigten Teilnehmer an der Aufsichtsratssitzung teilnehmen.

Dies ist bei WhatsApp-Gruppen definitiv nicht gewährleistet. Auch Telefonkonferenzen, wenngleich gesetzlich als möglich vorgesehen, begegnen erhebliche Bedenken, weil man zumindest als Sitzungsleiter nicht sicher sein kann, dass nicht weitere Personen zuhören. Es ist daher dringend zu empfehlen, bei Telefonkonferenzen ein Verfahren einzurichten, das sicherstellt, dass nur berechtigte Personen an der Sitzung teilnehmen. Man bedenke bitte, dass auch Gäste nicht zur ganzen Sitzung zugelassen sind, außer sachverständige Gäste.

Zusätzlich zu Möglichkeiten der Abhaltung von Sitzungen ohne persönliche Anwesenheit ist es zu empfehlen, dass der Aufsichtsrat sich zumindest ein, besser zwei Mal im Jahr in Person trifft und zumindest den Jahresabschluss persönlich diskutiert und verabschiedet.

Im Übrigen gilt, dass bei allen anderen vom Gesetz nicht zugelassenen Kommunikationswegen die Vertraulichkeit des Datenschutzes gewährleistet sein muss. Insbesondere, wenn es sich um personenbezogene Daten oder Informationen handelt, ist dies ganz besonders zu beachten. Wichtig ist auch, dass nicht eventuell Daten, die auf dem jeweiligen mobilen Endgerät liegen, einem nicht berechtigten Personenkreis durch Nutzung von Social Media zugänglich gemacht werden.

Im Ergebnis gilt daher: Telefon- und Videokonferenzen sind gesetzlich zugelassen. Alle anderen Wege, eine Aufsichtsratssitzung, außer natürlich in der Präsenzsitzung, aufzusetzen, sind (noch) unzulässig.

Angesichts der in aller Regel ausgetauschten, brisanten und hochvertraulichen, teilweise personenbezogenen, Daten und der Höchstpersönlichkeit der Sitzung unter Ausschluss der Öffentlichkeit ist mit modernen Kommunikationsmitteln Vorsicht geboten.

Natürlich können diese Kommunikationsmittel unter Beachtung der vorgenannten Anforderungen für Vertraulichkeit und Sicherheit des Datenschutzes eingesetzt werden.

Bedauerlicherweise daher: Keine Aufsichtsratssitzung per WhatsApp.

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